Jahresgespräche mit Mitarbeitenden

Fachkräfte-Initiative der HWK Münster (hier stellvertretend Gisela Goos): Herr Grywna, Sie haben 21 Beschäftigte und führen mit ihnen jährlich persönliche Einzelgespräche. Welche Erfahrungen haben Sie dabei gesammelt?

Frank Grywna (im Bild oben links): Ich führe diese Gespräche regelmäßig im Frühjahr. Sie haben sich zu einem wichtigen Instrument meiner Führungsarbeit entwickelt.

Fachkräfte-Initiative: Wie kam es zur Einführung dieser Jahresgespräche?  

Grywna:  Vor vielen Jahren war die Stimmung in meiner Belegschaft angespannt. Ich beschloss, etwas dagegen zu unternehmen.

Fachkräfte-Initiative: Wie organisieren Sie diese Gespräche bei der Vielzahl Ihrer Mitarbeitenden?

Grywna: Die Termine verteilen sich auf einen, maximal auf zwei Monate. Zu Jahresanfang wird der Gesprächstermin fest in den Terminkalender jedes einzelnen Mitarbeitenden eingepflegt.

Fachkräfte-Initiative: Wie lange dauert das einzelne Gespräch?

Grywna:  Etwa eine halbe Stunde. Ich führe die Gespräche nicht direkt hintereinander, sondern plane zwischendurch immer Pausen für mich ein, um die Informationen zu verarbeiten.

Fachkräfte-Initiative: Wie erleben Sie die Mitarbeitenden bei den Gesprächen?

Grywna:  Es gibt Mitarbeitende, die reden mehr und andere sind eher kurz angebunden. Ein Teil nutzt diesen Austausch als Chance, um für sich oder den Betrieb etwas zu verbessern. Andere – besonders neue Mitarbeitende - haben Vorbehalte gegenüber einem solch persönlichen Gespräch, sie verbinden es womöglich mit Leistungsdruck.  Aber dafür gibt es überhaupt kein Grund. Es ist ein offener Austausch in freundlicher Atmosphäre.

Fachkräfte-Initiative: Führen Sie die Gespräche mit einem festen Gesprächsleitfaden oder sprechen Sie frei?

Grywna: Ich habe einen Leitfaden, aber manchmal merke ich, dass ich zusätzliche Fragen stellen muss, um auf das von dem Mitarbeitenden angesprochene Thema besonders einzugehen. Selten dauert ein Gespräch dann auch mal länger als die eingeplanten 30 Minuten.

Fachkräfte-Initiative: Ihr Zeitaufwand für die Gespräche ist groß. Lohnt sich dieser Einsatz nach all den Jahren weiterhin für Sie?

Grywna: Ja, auf jeden Fall! Mein Betrieb verändert sich laufend und meine Mitarbeitenden ebenfalls. Ich betrachte den Austausch als Wertschätzung gegenüber der einzelnen Person und erhalte dadurch jedes Jahr viele Impulse für meine Führungsaufgabe und für die Weiterentwicklung des Unternehmens.

Fachkräfte-Initiative: Was empfehlen Sie anderen Leitungskräften, die sich bisher noch nicht an dieses Führungsinstrument herangewagt haben?

Grywna: Ich rate dazu, einen strukturierten Leitfaden zu erstellen und einfach anzufangen. Die Termine sollten zeitlich streng organisiert sein. Sicherlich muss sich in den ersten zwei Jahren erst einmal Routine entwickeln. Neulinge sollten sich überlegen, ob sie sich zu Beginn professionell beraten lassen.    

Fachkräfte-Initiative:  Gab es bei Ihnen bei der Einführung zwischenzeitlich Zweifel?

Grywna: Ohne Frage gab es in den ersten Jahren auch schwierige Situationen, aber ich habe daraus gelernt und mich in meiner Gesprächsführung weiterentwickelt. Aber wie gesagt: Der Nährwert aus diesen Zusammenkünften ist groß, durchzuhalten lohnt sich!

Fachkräfte-Initiative: Dann wünschen wir für Ihnen und Ihren Mitarbeitenden für den nächsten Durchlauf viele Erkenntnisse und Lösungen.

Grywna: Vielen Dank.

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