Betriebliches Mobilitätsmanagement

Eine repräsentative Umfrage des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks ergab, dass der durchschnittliche Handwerksbetrieb (2011) für die betriebliche Mobilität Treibstoffkosten von ca. 9.300 € hat. An direkten Kosten fallen insgesamt an:

Anschaffung bzw. Abschreibung von Fahrzeugen
Wartungs- und Reparaturkosten

Hinzu kommen an indirekte Kosten:

Personalkosten während der Fahrt
Kosten für Gebäude bzw. Flächen zum Unterstellen der Fahrzeuge
mobilitätsbedingte Verwaltungsaufwände
regelmäßige Fortbildungen von gewerblich eingesetzten Kraftfahrern

Um die mit der Mobilität verbundenen Personal- und Fahrzeugkosten zu minimieren, müssen die Fahrthäufigkeit sowie die Fahrtzeiten
und -strecken so gering wie eben möglich gehalten werden. Einflussfaktoren dafür sind:

Menge, Weite und Häufigkeit
Fahrthäufigkeit pro Auftrages
Fahrzeugart und -dimension
Auslastung
Technischer Fahrzeugzustand
Flexibilität

Zur Verminderung der Kosten und Umweltauswirkungen müssen möglichst alle Aspekte optimiert werden.

Der Transport von Werkzeugen, Material und Produkten betrifft nicht nur den Weg vom Betrieb zum Arbeits-/Zielort, sondern auch die Anlieferung vom Großhandel und den innerbetrieblichen Transport. Das Ziel einer vorausschauenden Warenlogistik sollte es sein, Transporte und damit verbundene Transportkosten zu reduzieren. Das benötigte Material sollte immer in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung stehen.

Wichtig dafür ist eine termingerechte und strukturierte Bestellung, Lagerhaltung, Kommissionierung und Auslieferung. So können unnötige Wege, Handhabungsvorgänge, Rückfragen und Nachbestellungen vermieden werden. Es lohnt sich, die zugehörigen Prozesse im Betrieb zu hinterfragen. In vielen Fällen sind Abläufe und Zuständigkeiten nicht klar geregelt. In der Folge werden Bestellungen vergessen oder erfolgen zu spät, so dass Mitarbeiter dann selbst zum Großhandel fahren und Material besorgen müssen. Hier können durch eine Optimierung der Organisation Kraftstoff- und Arbeitskosten gespart werden. Wenn eben möglich sollte das Material direkt zum Einsatzort geliefert werden - das spart eine zusätzliche Anlieferung und das Ein-/Ausladen/Zwischenlagern im Betrieb.

Kraftstoff sparen lässt sich auch durch die weitestgehend mögliche Verringerung des Transportgewichtes. Bereits 100 kg Mehrgewicht bewirken – je nach Fahrzeug – einen zusätzlichen Kraftstoffverbrauch in etwa 0,4 l/100 km. Viele Handwerkerfahrzeuge sind bis an die Grenze des zulässigen Gesamtgewichtes beladen, weil neben den häufig gebrauchten Werkzeugen und Teilen auch solche transportiert werden, die selten bzw. fast nie benötigt werden. Hier kann mit einer strukturierten Arbeitsvorbereitung eine Verringerung des Fahrzeuggewichtes bewirkt werden. Eine Möglichkeit ist es, selten benutzte und schwere Werkzeuge in gut beschrifteten Systemkoffern und ein einem geeigneten Regalsystem unmittelbar in der Be- und Entladezone der Fahrzeuge vorzuhalten. So kann eine auftragsbezogene Fahrzeugbeladung mit geringem Aufwand unterstützt werden.

Wenn auf absehbare Zeit nicht benötigt, sollten auch unnötige Dachaufbauten und andere Windfänger vom Fahrzeug entfernt werden. Für das Aufräumen der Betriebsfahrzeuge fehlt im Tagesgeschäft häufig die Zeit. Deshalb sollten feste Zeiten an Tagen festgelegt werden, an denen im Betrieb weniger zu tun ist. Gelegentliche Kontrollen durch die Betriebsleitung können dabei den nötigen Nachdruck verleihen.

Besonders ärgerlich und teuer ist es, wenn am Einsatzort das passende Teil oder Werkzeug nicht mitgeliefert worden ist. Das bedeutet entweder Fahrten zum lokalen Handel oder den Abbruch des Arbeitseinsatzes und eine erneute Anreise. Bei der Auftragsvorbereitung kann es hilfreich sein, wenn beim Kundenbesuch vorab z.B. mit dem Smartphone Fotos vom geplanten Einsatzort und der Arbeitsaufgabe gemacht werden und unter der Angebots- oder Auftragsnummer direkt in die Unternehmenssoftware für die Warenwirtschaft und Auftragsverwaltung gespeichert werden. Bei der Auftragsvorbereitung können Monteur und Lagerist die Bilder einsehen, die Arbeitsaufgabe durchdenken und alle benötigten Teile ermitteln. Rückfragen zwischen Lagerist und Monteur können direkt geklärt werden.
Eine gut strukturierte Organisation und Arbeitsabwicklung – gerade bei der Auftragsvorbereitung - hilft, Verschwendung und Fehler zu vermeiden. Die gute Organisation wirkt sich nicht nur auf das Image beim Kunden und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens aus, sondern auch auf die Umwelt.

Wichtig für die Senkung der Kosten des Fuhrparks ist eine Analyse der bestehenden Transportaufgaben und des vorhandenen Fuhrparks. Eine kritische Bedarfsanalyse hilft, Einsparpotenziale zu finden, die dann entsprechend einer ermittelten Priorität umzusetzen sind.

Für so eine Analyse des Ist-Zustands müssen alle mobilitätsbezogenen Daten wie Kraftstoffverbräuche und Nebenkosten (Versicherung, Steuer, Wartung) erfasst werden. Wichtig sind aber auch Informationen zur zeitlichen Auslastung, zur Beladung der Fahrzeuge und natürlich die Auflistung der eingesetzten Fahrzeuge und ihr Alter.

Am einfachsten lässt sich eine effiziente Fahrzeugflotte mit neuen, energieeffizienten Fahrzeugen realisieren. Diese ist jedoch mit hohen Kosten verbunden. Bei der Neuanschaffung sollte auf eine bedarfsgerechte Fahrzeugdimensionierung, die Wahl einer effizienten Motorentechnik sowie eine sinnvolle Auswahl von Zusatzausstattung geachtet werden. Bereits 100 kg Mehrgewicht – inklusive Zusatzausstattung - verursachen ca. 0,4 Liter Mehrverbrauch pro 100 km. Auch wenn eine Flotte gleicher Fahrzeuge schön aussieht, ist es aber oft wichtiger, für verschiedene Transportaufgaben Fahrzeuge unterschiedlicher Größe zu haben. Denn oft reicht ein kleineres Fahrzeug an Stelle eines großen. Wird nur gelegentlich zusätzliches Ladevolumen bzw. eine höhere Nutzlast benötigt, können der Einsatz eines kostengünstigen Anhängers oder eines bedarfsgerecht angemieteten Transporters wirtschaftlich und ökologisch sinnvolle Varianten sein.

Hinterfragt werden muss aber auch die Art der Motorisierung. Bei Neuanschaffung sollten auch alternative Antriebsarten wie gasbetriebene Verbrennungsmotoren oder Elektroantriebe geprüft werden.

Um eine umweltschonende, wirtschaftliche und zuverlässige Logistik zu realisieren, empfiehlt sich ein auf die Betriebsgröße angepasstes Logistikmanagement. Die systematische Organisation der Logistik von Personen und Materialien hilft z.B. zusätzliche Besorgungsfahrten oder mehrfache Anreisen zum Kunden zu verringern. Als Nebeneffekt führt dies zu einer besseren Qualität der erbrachten Leistungen und einer positiveren Wahrnehmung des Betriebes seitens des Kunden. Andere Beispiele zeigen, dass durch Auslastungssteigerungen vorhandener Fahrzeuge bzw. die Anschaffung eines Anhängers ein oder mehrere Fahrzeuge eingespart werden konnten.

Verbesserungen in der Organisation von Kundenterminen (Planung und Durchführung) führen dazu, dass Mitarbeiter weniger gestresst sind, da sie nicht von Termin zu Termin hetzen müssen. Weniger Stress bewirkt meist eine defensivere Fahrweise, wodurch die Gefahr von Verkehrsunfällen und Geschwindigkeitsüberschreitungen reduziert wird. Beides kann zu längeren Ausfallzeiten von Mitarbeitern für den Betrieb führen.

Ohne Mitarbeit und Hilfe des Personals ist eine Verbesserung der Mobilitätssituation nicht möglich. Ein Informationsaustausch zwischen dem Fuhrparkverantwortlichen, den Fahrzeuglenker und den Mitarbeitern im Lager ist der einfachste Weg, um die Potenziale/ Probleme zu entdecken. Motivierte und engagierte Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg. Deshalb ist es bei der Einführung eines Logistikmanagements wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig anzusprechen, zu sensibilisieren und in die Planung und Umsetzung mit einzubeziehen. Dies gestaltet sich bei kleinen Handwerksbetrieben im Gegensatz zu großen Unternehmen meist einfacher, da die Betriebsinhaber oder Fuhrparkverantwortlichen einen direkteren Draht zu den Mitarbeitern haben. Mit Praxisbeispielen anderer Betriebe oder Kosten-Nutzen-Gegenüberstellungen können die Vorteile für den Betrieb dargelegt werden.

Oberflächlich betrachtet sind die Lösungen für die Problem eigentlich einfach: Fahrzeit der Mitarbeiter verringern und die Auslastung der Fahrzeuge erhöhen sind einfach formulierte Forderungen, aber in der Realität ohne flankierende Maßnahmen im Alltag nicht realisierbar. Ein systematischer Ansatz für eine detaillierte Betrachtung der oft komplexen Zusammenhänge lässt sich Mithilfe folgender Bedarfs- und Zielformulierungen angehen:

Pünktlichkeit der Mitarbeiter bei Kundenterminen verbessern
gestresste Mitarbeiter entlasten
Anzahl von unproduktiven Leerfahrten verringern
häufige Materialbeschaffungsfahrten vermeiden
Finanzielle Belastung durch Fixkosten des Fuhrparks minimieren
Treibstoff(-kosten) reduzieren/CO2 Ausstoß verringern
Wie dringlich ist die Lösung einzelner Probleme? Prioritäten festlegen.

Auch hier ist das Wichtigste das Gespräch zwischen dem Fuhrparkverantwortlichen und seinen Mitarbeitern, um die Potenziale/ Probleme zu entdecken. Je nach Größe des Unternehmens kann dies auch nur mit Personen des betroffenen Bereichs stattfinden. Zur Unterstützung ist es manchmal aber nötig, externe Mobilitätsberater hinzuzuziehen. Diesen stehen erprobte Werkzeuge wie Software oder erprobte Fragebögen zur Verfügung.

Für den Transportbedarf spielt die Erreichbarkeit des Betriebes – und damit der Betriebsstandort - eine wichtige Rolle, sei es für die eigenen Mitarbeiter, Lieferanten oder auch den Weg zur Baustelle, zu anderen Filialen oder zum Kunden. Da die meisten Unternehmen an ihren Standort gebunden sind, gibt es nur bei einem Neubau oder einer Erweiterung die Möglichkeit, hierauf Einfluss zu nehmen. Trotzdem empfiehlt es sich, den eigenen Standort zu analysieren und zu bewerten, um hieraus Empfehlungen abzuleiten. Stehen die Mitarbeiter häufig im Stau?

Ausgangspunkt einer Optimierung sollte das auf den Erfahrungen der Vergangenheit basierende System im Unternehmen sein. Wichtig ist es zunächst, durch Hinterfragen die bisherige Vorgehensweise zu systematisieren und zu dokumentieren und dann den Problemen zuzuordnen. Hierfür sollte eine geeignete Mitarbeiterin bzw. ein geeigneter Mitarbeiter mit dem Thema betriebliche Logistik beauftragt und qualifiziert werden. Wichtig dafür sind Kenntnisse sowohl auf organisatorisch, strategischer Ebene als auch auf der Ebene der ausführenden Personen. Notwendig ist es aber auch die Unterstützung der Betriebsleitung für die erarbeiteten Optimierungsprozesse und die Bereitstellung alle Ressourcen für diese Aufgabe (z. B. Arbeitszeit, Lehrgänge, Software, Unterlagen, …).

Sinnvoll ist es, vor dem Beginn von konkreten Maßnahmen die vorhandenen Potenziale umfassend aufzuspüren und klar zu benennen. So ist es leichter, strukturiert vorzugehen und eine gemeinsame "Vision" der optimierten Logistik zu entwickeln. Für die gemeinsame Bewertung erzielter Verbesserungen sollten Kennzahlen oder Grafiken erstellt werden, die monatlich oder jährlich fortgeschrieben werden. Hierbei kann auch die Buchhaltung z. B. mit der Aufbereitung von logistikbezogenen Daten (Kosten, Zeiten, Kraftstoffverbräuche) unterstützen.

Sollten für das Erfassen und das Protokollieren von Daten im Betrieb oder für die Erteilung von Fahrtaufträgen oder Tourenplanungen Formulare benötigt werden, lohnt sich die Suche im Internet. Viele praktische Vorlagen wie zum Beispiel das Energiebuch der Handwerkskammern sind kostenfrei erhältlich, aber auch kommerzielle Zusammenstellungen von Hilfsmitteln können eine sinnvolle Hilfe sein.

Grundsätzlich sollte eine Optimierung nicht kurzfristig angelegt sein, sondern als Ergebnis eines kontinuierlichen Entwicklungsprozesses verstanden werden, das auch Veränderungen der Belegschaft, des Fuhrparks und des Einsatzgebiets berücksichtigt. Die beste Möglichkeit sich diesen Veränderungen anzupassen ist eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung des Mobilitätsverhaltens.

Bei der Einführung eines betrieblichen Logistikmanagements sollte aber auch beachtet werden, dass nicht alle theoretisch möglichen Maßnahmen im Betrieb umzusetzen sind. Abhängig vom Standort, dem Einsatzgebiet und der Anzahl der Mitarbeiter/Fahrzeuge ergeben sich für den Betrieb individuelle Rahmenbedingungen, die zu individuellen Aktionsplänen mit unterschiedlichen Akzenten führen.

Zeit ist Geld – daher erfordern Außentermine eine gute Planung. Für einen Gesamtüberblick sollten die zurückgelegten bzw. geplanten Strecken des alltäglichen Geschäfts betrachtet werden. Dafür sollten die Wohnorte der Mitarbeiter, häufig auftretende Staus und Außentermine des Unternehmens erfasst werden.

Mit Hilfe einer Routenplaner-Software im Internet können die Fahrtzeiten zwischen den Orten/Kunden – auch tageszeitentypisch – ermittelt werden. Zur besseren Veranschaulichung hilft oft zusätzlich eine große Karte mit Stecknadeln. Eventuell lassen sich häufig auftretende Staus z. B. im Berufsverkehr umgehen, indem die Mitarbeiter morgens direkt vom Wohnort starten oder die Reihenfolge der Zielorte verschoben wird.

Müssen mehrere Termine koordiniert oder neue Aufträge direkt an den nächsten freien Mitarbeiter vergeben werden, können spezielle Software- und Telematik-Lösungen hilfreich sein. Diese lohnen sich für Unternehmen, die mehrere Außendienstmitarbeiter im Einsatz haben, Waren verteilen oder viele Termine verknüpfen müssen. So ein auf den Einsatzbereich zugeschnittenes Tourenplanungsprogramm ordnet die Aufträge den einzelnen Mitarbeitern bzw. Fahrzeugen zu und bestimmt die Reihenfolge, in der die Aufträge abzuarbeiten sind. Moderne Systeme berücksichtigen auch Faktoren wie Kundenzeitfenster, Pausenregelungen oder andere vom Benutzer eingetragene Randbedingungen. Durch die Verknüpfung mit einem Telematik-System kann die aktuelle Position der Fahrzeuge bestimmt werden. Neue Aufträge lassen sich dann dem Mitarbeiter zuweisen, der sich gerade in der Nähe befindet und dessen Fahrzeug die passende Ausstattung hat. So kann schneller auf Kundenwünsche reagiert und die Servicequalität verbessert werden.

Über eine Kopplung mit dem Bordcomputer lassen sich Geschwindigkeit, Verbrauch oder auch Fehlercodes des Fahrzeugs einzusehen und z.B. anstehende Wartungs- oder TÜV-Termine im System hinterlegen. Über ein elektronisches Fahrtenbuch und der Dokumentation der Routen kann auch eine direkte Zuordnung zu den verschiedenen Aufträgen erfolgen und verursachungsgerecht abgerechnet werden. Solche umfassenden Lösungen lohnen sich z. B. bei größeren Betrieben des SHK- oder Elektrohandwerks. Bei der Einführung solcher Systeme müssen immer die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes zum Schutz der Mitarbeiter beachtet werden.

Inzwischen gibt es eine Vielzahl von großen und kleinen Anbieter von Telematiklösungen und Tourenoptimierungssoftware. 20 solcher Programme für kleine und große Handwerksbetriebe wurden von der Fachzeitschrift „handwerk magazin“ in einem Artikel näher vorgestellt.